Пять ступеней на пути к эффективности

Про повышение личной эффективности уже сказано столько, что, кажется, невозможно придумать что-то принципиально новое. Однако имеет ли смысл влезать в дебри и пытаться систематизировать все, что уже было написано по этой теме? Тем более что Тамара Майлс, тренер по повышению продуктивности, уже успела сделать это за нас.

Предлагаем вашему вниманию очень краткое изложение ее книги «Уровни пирамиды эффективности», в которой она, на наш взгляд чрезвычайно удачно, суммировала все основные методы достижения этой цели.

Пять ступеней на пути к вершине пирамиды эффективности

Т. Мэйлс представила путь к достижению эффективности в виде пирамиды, к вершине которой ведут 5 ступеней-задач:

• Организовать рабочее пространство.
• Организовать электронные ресурсы.
• Овладеть навыками тайм-менеджмента.
• Проверить соответствие действий целям.
• Воспринять открывшиеся возможности как готовность к новым целям и свершениям.

Ступень первая: организовать рабочее пространство

Старый постулат незабвенного К. Маркса о том, что бытие определяет сознание, работает до сих пор. Порядок в делах начинается с порядка в окружающем вас пространстве.

Если вы имеете дело с большим количеством документов, то знаете, что именно они, как правило, создают хаос на рабочем столе. Необходимо с этим справиться. Приступим!

Для начала рассортируйте все бумаги на 3 большие стопки по принципу:

1 – выбросить;

2 – сохранить;

3 – отреагировать (оплатить счета, ответить на письма, передать подчиненным или коллегам для исполнения).

Что делать с бумагами из 1 и 3 стопок – понятно: они достаточно быстро должны исчезнуть с поверхности вашего стола. Оставшиеся документы распределите для хранения так, чтобы их было легко найти и удобно доставать. Рассортируйте их по папкам, присвоив каждой понятные и логичные названия: «Отчеты», «Планы», «Заказы» и пр.

Несколько советов по эффективной организации рабочего пространства:

• Все поступающие документы сразу распределяйте по принципу «трех стопок», как можно быстрее избавляясь от бумаг категории «выбросить» и «отреагировать».

• Сортируя бумаги категории «сохранить» по папкам, боксам или прочим системам хранения, используйте маркировку цветом, чтобы быстро найти папку, относящуюся к нужной категории.

• Освободите поверхность стола, а для хранения документов используйте настенные полки, стеллажи, ящики шкафов. Придумайте систему, помогающую быстро найти нужную папку (по алфавиту, по дате, по категориям).

Вторая ступень: организация электронных ресурсов и документов

После того, как с «физическими носителями» вы разобрались, приступайте к ревизии своего рабочего компьютера, руководствуясь тем же принципом: удалить/сохранить/выполнить. Избавьтесь от ненужных документов, программ, а необходимые распределите по электронным папкам, создавая каталоги. Выберите удобный принцип наименования папок и документов и следуйте ему. Это могут быть фамилии клиентов, названия проектов, типы заданий и т.д.

Советы по эффективной работе с электронной документацией:

• Не допускайте захламления почтового ящика: вовремя избавляйтесь от спама и отписывайтесь от лишних рассылок. Настройте автоматическое распределение почты по папкам – это значительно упрощает работу с письмами.

• Настройте удобные вам параметры сохранения резервных копий документов или регулярно копируйте важные файлы на съемные носители.

• Можно использовать для хранения важной информации и быстрого доступа к ней с любого устройства облачные сервисы: Google Drive, Яндекс.Диск, SugarSync, DropBox.

Ступень третья: формирование навыков эффективного тайм-менеджмента

Методик учета и распределения времени существует великое множество. Найдите именно ту, что идеально подойдет вам. Можно заводить таймер по системе «Pomodoro», «разрезать слонов на части», «есть лягушек», «покорять Альпы», использовать Матрицу Эйзенхауэра, ментальные карты или To-do List. В конце концов, можно просто завести себе ежедневник Глеба Архангельского или купить обычный планировщик задач. Не важно, что конкретно вы будете использовать, главное, чтобы это помогало вам четко планировать свою деятельность.

Советы по эффективному учету и распределению времени:

• Отучите себя от привычки к многозадачности. Дайте мозгу возможность сосредоточиться на решении одной проблемы – так он будет работать намного быстрее и продуктивнее.

• Записывайте запланированные дела единым списком, не разделяя на рабочие и личные: и те, и другие занимают ваше время, поэтому важно выделить для них удобный период выполнения в течение дня. Вносите в ежедневник посещение врачей, походы с ребенком в кружки и на секции, семейные праздники и дружеские вечеринки, культурные мероприятия и рабочие встречи – так вы сможете более наглядно представить весь перечень необходимых дел и спланировать их выполнение без накладок.

• Найдите «пожирателей времени»: игры, социальные сети, телефонные разговоры, проверка корреспонденции и пр. и избавьтесь от них без сожаления.

Четвертая ступень: проверка соответствия действий целям

Время от времени вам придется возвращаться на ступень-другую ниже и снова наводить там порядок – это абсолютно нормально. К примеру, если вы получите назначение на более высокую должность или начнете осваивать какую-то новую для себя область деятельности, придется вновь начать с первой ступени: организовывать рабочее пространство, пересматривать расписание и ставить перед собой новые цели.

Тамара Мейлс пишет в своей книге о важности целеполагания. Это, по ее словам, помогает проживать каждый день, задумываясь о конечном его результате, которого вы планируете достичь, и заниматься делами, помогающими увидеть новые перспективы, не отвлекаясь на повседневную суету.

Советы по эффективному достижению целей

• Возьмите на себя публичные обязательства. Тем самым вы продемонстрируете, что готовы двигаться по направлению к намеченной цели. Для этого можно использовать разные методы. К примеру, разместить пост в соцсети с декларацией своих намерений. Эффективны для решения этой задачи и специальные интернет-ресурсы. К примеру, на сервисе достижения целей SmartProgress вы можете поставить цель и открыть доступ к обсуждению для других пользователей. Ваши подписчики не дадут вам остановиться на полпути.

• Не забывайте проверять свою цель на значимость лично для вас. Представьте, как изменитесь вы сами, ваши чувства по отношению к себе и окружающими, вся ваша жизнь, когда желаемое будет достигнуто.

• Четко сформулируйте цель и разбейте ее на последовательные шаги-задачи. Фиксируйте свои успехи в решении каждой из таких задач. Это поможет вам осознать, что вы реально продвигаетесь по намеченному курсу и главная цель, в конце концов, будет достигнута.

• Чтобы наглядно оценить ваши достижения и общую динамику, отмечайте промежуточные результаты, используя инфографику: схемы, диаграммы, таблицы. Это поможет также определить, какой шаг на пути к общей цели будет следующим.

Пятая ступень: воспринять открывшиеся возможности как готовность к новым целям и свершениям

Вы продвигались по ступеням пирамиды на пути к вершине эффективности, наводя сначала порядок в своем рабочем пространстве, затем в мыслях, постепенно приходя к четкому пониманию цели. Теперь вы видите свои новые возможности и имеете все шансы максимально использовать свои потенциальные резервы, не отвлекаясь на такие мелочи, как поиск нужных документов или контакты, не имеющие ключевого значения.

Советы для эффективного поиска возможностей:

• Проявляйте активность. Занимайтесь самосовершенствованием как в интеллектуальном, так и в физическом плане, стремитесь поддерживать себя в хорошей форме во всех смыслах.

• Научитесь видеть в жизни радостные моменты и получать от них максимум удовольствия. Позитивный настрой поможет стать более внимательным ко всем внешним проявлениям окружающей действительности, а значит, ваш шанс заметить новые перспективы увеличится. По крайней мере, так считают психологи.

• Ищите более рациональные способы, варианты выполнения привычных задач, не бойтесь пробовать новое. Это тренирует гибкость мышления и умение посмотреть на привычное с другого ракурса.

Поднявшись по ступеням к вершине эффективности, вы поразитесь новым возможностям, открывшимся перед вами. Выбирайте:

• Какие из них вас привлекают больше всего?
• Чего именно вы собираетесь достичь именно сейчас?
• Какие вы видите пути для достижения новой цели?

Теперь и вы сами открыты для новых возможностей и готовы строить новые планы и реализовать их. Поздравляем, вы достигли пятой ступени пирамиды эффективности и находитесь на ее пике! Вы ясно видите перспективы и направления вашего дальнейшего роста, и ничто не мешает вам выбрать новое направление и следовать ему. Так чего же вы ждете?