Как начать проект: планирование на бумаге

0
5894

Автор: Ленди Кранц (Lendy Krantz)

Примечание: Это статья написана для сотрудников компаний и стартаперов, которые любят использовать для планирования бумагу и все наброски делать вручную, прежде чем перейти к электронному виду.

Так много уже было написано по менеджменту проектов. От «6 Сигм» (Six Sigma) до «Гибкой методологии разработки» (Agile Methodologies) существует столько здравых и конкретных точек зрения на то, как формулировать цели и работать над их достижением. Каждая из них полезна, но я обнаружила, что основательные и простые вводно-ознакомительные версии найти не так легко. Трудно понять, с чего начать.

Здесь я поделюсь своей системой, которой я пользуюсь последние 10 лет, работая над исследованием и разработками по изменениям в менеджменте компаний IBM и WeWork. Эта статья – практическое руководство по созданию основ проекта с использованием креативной, содержательной и, что наиболее важно, полезной структуры.

Что подразумевается под «проектом»?

Проектом может стать что угодно, практически все. Как правило, проект состоит из нескольких связанных между собой задач, и, когда он сделан, вы получаете нечто значимое – то, чего у вас не было ранее. Установка стеллажей в кухне – это проект. Забивание гвоздя – нет. Установка стеллажей – проект, потому что, когда она завершена, вы можете наслаждаться видом расставленных на них книг, почувствовать, что благодаря этому жить стало лучше (конечно, зависит, от планировки вашей кухни). У проекта есть цель и результативные изменения.

Проект – это серия действий, которые в совокупности улучшают какие-то аспекты жизни конкретной аудитории.

Не планируйте проект, если вы не собираетесь улучшить что-то, или это никому не принесет никаких изменений. Это не будет проектом. Это будет пустая возня. Не теряйте свое время на вещи, которые ничего не изменят.

Найдите вескую причину, почему проект важен, и у вас будет цель. Это будет мотивировать и фокусировать вас и тех, кто работает с вами, помогая четко видеть, кто что делает и почему это так важно.

ШАГ 1: СФОРМУЛИРУЙТЕ СВОЮ ЦЕЛЬ

Чего вы хотите достичь?

Сформулируйте цель. Это фундамент, на котором будет строиться всё, ваша путеводная звезда, ваш мотив, ваша история. Не относитесь к этому легкомысленно, но постарайтесь быть изобретательными. Это будет ваше творение, которым вы будете гордиться. Когда у вас появится цель, вы будете готовы подумать о  графике ее исполнения.

Можно воспользоваться конструктором целей на SmartProgress, но в этот раз мы будем составлять его на бумаге.

ШАГ 2: СОЗДАЙТЕ ГРАФИК

В соответствии с поставленной целью, наиболее важной частью запуска проекта является планирование того, когда должна выполняться работа и какие факторы влияют на эту работу. График становится инструментом коммуникации.

Возьмите 5 листков бумаги

Возьмите 4 листка бумаги А4 и один большой лист плакатного размера. Я начну с гигантского листа, чтобы объяснить последующие шаги. Мне ужасно нравится чертить всякие линии и что-то черкать. Я люблю рисовать что-то, на мой взгляд, беспорядочное, но которое затем обретает простую ясную форму и помогает людям работать. Создайте и вы себе нечто подобное и гибкое.

Теперь составьте список ограничений

Ограничения – это роскошь. Серьезно. Артисты, такие, как Твайла Тарп, описывают важность ограничений. Чем их у вас больше, тем лучше вы будете развиваться и учиться. Это правда: они помогут вам выполнить задачу. Начните со списка всех внешних факторов, которые вас сдерживают и/или принуждают выполнить работу (к примеру, мы арендовали место для проведения мероприятий 15 ноября или у нас есть только 200 долларов) на одном из листов бумаги А4. Пишите все, что бы это ни было. Не бойтесь ошибаться и черкать здесь. Никто не увидит этого, и оно не обязательно должно войти в ваш план. По крайней мере, пока.

Потратьте 15–30 минут на анализ написанного. Скорее всего, вы заметите 3 категории:

  • Ключевые моменты – этапы прогресса / основные сроки.
  • Требования – то, что надо вашей аудитории (требования отвечают на вопрос: что есть в реальности и что должно получиться в конце проекта?)
  • От чего (кого) зависит – факторы, которые влияют на вашу работу, будь то организационные, финансовые или др.

Теперь, давайте рассмотрим их по отдельности, пока вы составляете свой график.

Распишите ключевые моменты/дедлайны (сроки)

Начертите сетку-таблицу на большом листе бумаги. Сверху обозначьте время, разбив его на недельные отрезки, начиная с сегодняшнего дня в клетке слева и продолжая вправо вплоть до 3-х месяцев. На картинке можно увидеть, что я распланировала только 2 месяца. Если ваш проект рассчитан на более длительный срок, я бы посоветовала сосредоточить внимание на том, что надо сделать в первые 2-3 месяца и обозначить это как первую цель. Вернитесь на шаг назад и отредактируйте, если надо. Я говорю: 2-3 месяца – потому, что на больший срок трудно планировать. Слишком много изменений.

Теперь начните заполнять ограничения из своего списка, которые соответствуют ключевым моментам / срокам и впишите в верхний ряд своей таблицы. Оставьте нижнюю часть пока пустой и отложите в сторону список ограничений. Когда вы впишете подходящие по теме ограничения, начните добавлять другие сроки (даты), которые вы могли пропустить ранее. Если ваш проект затрагивает какое-то крупное мероприятие, убедитесь, что вы нарисовали его на большом листе. Если вам надо встретиться с разными группами людей в какую-то из недель, впишите это тоже здесь. Теперь подумайте о том, что надо сделать, чтобы уложиться в каждый из этих сроков. Еще рано составлять список конкретных дел, пока что это выглядит примерно так: «Ага, нам надо 6 недель, чтобы получить разрешение на XYZ для проведения этого мероприятия». Для этого примера вы напишете: «получить разрешение» за 6 недель до даты мероприятия. Вы добавляете пункты в список дел с привязкой к срокам.

По мере того, как вы это делаете, вы, вероятно, почувствуете некоторую тревогу, не зная, сколько времени займет то или иное, но вы знаете, что сделать это надо в любом случае. Или, возможно, вы с трудом будете представлять себе все, что должно произойти – это ничего. Запишите, что знаете. Сделайте самые смелые предположения, но помните, что, как правило, все требует гораздо больше времени, чем вы думали. Мое «золотое правило» – прикинуть сроки по максимуму и потом добавить еще 30% сверху. Так, если я планирую выполнить что-то за 3 недели, я реально даю себе срок – 4.

Теперь вернитесь на шаг назад и проверьте заполненные ячейки. Не получилось ли слишком много дел одновременно? Не слишком ли много вы напланировали в следующие 2–3 недели? Не многовато ли ключевых моментов для одного лишь аспекта в вашем проекте? Это нормально. Зафиксируйте эти замечания на чистом листе А4. Это ваши выводы из того, что вы уже знаете, и краткий обзор того, как выявить, чего вы не знаете.

Сделайте паузу и передохните. Обычно написание всего этого очень утомляет, потому что вы начинаете осознавать весь объем предстоящей работы и глубину всего, чего вы не знаете. Это часть процесса, если вы все делаете правильно. Скушайте немного зефира. Прогуляйтесь. Навестите друга. Вернитесь к остальному попозже.

Следующим шагом мы будем заполнять пробелы и упорядочивать все это.

Напишите список требований в форме микро-целей

Теперь, когда вырисовывается первоначальный смысл – что будет происходить и когда – вернитесь к своему списку ограничений и сосредоточьтесь на требованиях. Что нужно людям, для которых вы делаете работу? Что поможет решить их проблемы? На эти вопросы лучше всего ответить в форме повествования. Возьмите ваш первоначальный список и воспользуйтесь другим листком бумаги, где вы пишете такие вещи, как: «клиенту нужна коммуникационная стратегия», а затем: «клиенту нужна оценка того, как его коммуникации проходят сегодня». В рамках того, что нужно вашему клиенту, есть целая серия более мелких вопросов. Составьте список. По сути, вы берете первоначальный список ограничений и разбиваете его на серию микро-целей, которые отвечают требованиям вашей целевой аудитории. Ваши требования – это  то, как все должно быть, а микро-цели – это то, что вы будете делать для выполнения этих требований. Поскольку вы уже создали график, запишите эти микро-цели, пока не думая о временных рамках.

И если вы хотите сделать все на высшем уровне и в срок, просто пока остановитесь, не перегружайте свой мозг. Не все сразу. Вот сейчас наступил момент написания списка дел. Вы составляете его, ориентируясь на конкретную аудиторию, которую обслуживает ваш проект. Принимая во внимание пример про стеллажи на моей кухне, целевой аудиторией вашего проекта можете оказаться вы сами.

Теперь, когда вы написали микро-цели и необходимые для их выполнения задачи, вернитесь на шаг назад и снова просмотрите ячейки. Отметьте микро-цели, которые связаны между собой. Обратите внимание на то, как микро-цели пересекаются с требованиями аудитории. Выясните, где микро-цели не были полностью удовлетворены. Отредактируйте свои микро-цели и задачи, чтобы они лучше соответствовали требованиям.

Теперь вернитесь к графику, где вы работали над ключевыми моментами. Впишите требования и микро-цели в левую колонку графика. Каждое требование должно иметь свою строку. Добавьте мелкие задачи в ячейки с требованиями. На этом этапе сильно не загружайтесь терминологией (т.е. «задачи» вместо «микро-цели»). Я использую разнообразие языка, чтобы помочь вам посмотреть на все под разным углом и тщательнее проработать то, что должно произойти. Если вы одолеете эту часть – будет здорово. Тем не менее, если у вас появились задачи, которые не относятся к требованию, спросите себя, а действительно ли их нужно выполнять. Опять же, не занимайтесь пустой возней. Пустая возня имеет обыкновение проникать во все и притворяться важной проектной работой.

На этом этапе, вы, возможно, почувствуете, что все наконец срастается,  и вы уже начинаете видеть план проекта.

Это прекрасный момент. Скушайте еще немного зефира и поздравьте себя.

Напишите список «От чего/кого зависит»

Когда вы посмотрите на готовый план, задайте себе 3 вопроса:

  • Кто еще должен быть задействован помимо меня?
  • Что еще нужно, чтобы начать действовать?
  • На кого еще может оказать влияние наша работа?

Это может быть совсем просто, например:  «Мне надо еще раз проверить ту неделю с 27-го октября, чтобы убедиться, что у нас не слишком много заседаний». Или: «Мне нужно выяснить, кто еще нужен команде, чтобы руководить дизайном и отвечать за бюджет». То, от чего или кого «зависит»,  и вы начинаете четко понимать и следовать рамкам, срокам, месту и  ответственности.

Запишите все (и всех), от чего что-то зависит.

Соберите все в кучу

Теперь, когда вы порешали все эти вопросы – отредактируйте ключевые моменты и требования и добавьте в таблицу всё и всех, от чего/кого что-то зависит. Последние, скорее всего, войдут в список дел (т.е., например: «спросить у Дейва, как получить разрешение»). Постарайтесь вписать их так, чтобы они точно соответствовали нужным требованиям и ключевым моментам.

ШАГ 3: СОЗДАЙТЕ УСТАВ ПРОЕКТА + ПРОЕКТНЫЙ ПЛАН

Создайте Устав Проекта

Устав проекта – это оболочка для проектного плана. Поскольку вы будете использовать план гораздо чаще, вам понадобится еще устав, чтобы определить некоторые другие компоненты проекта, например: кто еще будет задействован. В уставе вы отточите и простроите всю проделанную вами предварительную работу.

Я рекомендую взять за основу Гугл.Таблицы и написать ваш устав на одной странице, а план проекта на другой. Я составила «рыбу» (шаблон)

Устав Проекта: (название)

Устав проекта обобщает «Кто», «Что» и — главное — «Зачем нужен этот проект»

ЧТО

 

 

 

Цель проекта

Какую проблему он решает?

Показатели результативности

Какие показатели отражают, успешный проект или нет?

КТО

 

 

 

Основная команда

Кто в основной команде? Какую роль они играют?

Расширенный вариант команды+ акционеры

Кого консультирует команда/ кто в расширенном варианте команды? Кто больше всего заинтересован в успехе проекта?

Используя свой рукописный график как черновик, начните отвечать на следующие вопросы в своем шаблоне Устава:

  • Какова цель проекта? Какую проблему он решает?
  • Кто больше всего заинтересован в успехе этого проекта?
  • Какие показатели могут отразить, успешен проект или нет?
  • Кто в основной команде? Какие роли они играют?
  • Кого консультирует команда/ кто в расширенном варианте команды?

Если отвечать на все эти вопросы кажется вам слишком трудным и даже  невозможным – ничего страшного. Начните с того, что знаете. В большинстве проектов ответы на эти вопросы меняются. По идее, ответы и должны меняться, если вы действительно учитесь и прислушиваетесь по ходу дела.

Создайте План Проекта

План Проекта: (название)

 

 

 

 

Цель проекта

 

 

 

 

Расшифруйте цель

Неделя 1

Неделя 2

Неделя 3

Неделя 4

Пн-Пт

Пн-Пт

Пн-Пт

Пн-Пт

Ключевые моменты

Впишите ключевые моменты недели

Впишите ключевые моменты недели

Впишите ключевые моменты недели

Впишите ключевые моменты недели

Впишите требование 1

 

 

 

 

добавьте микро-цели

 

 

 

 

Впишите требование 2

 

 

 

 

добавьте микро-цели

Впишите, что должно произойти в эту неделю

 

 

 

Впишите требование 3

 

 

 

 

добавьте микро-цели

 

 

 

Впишите, что должно произойти в эту неделю

 

 

 

 

 

и т.д.

 

 

 

 

 

С табличкой Устава на одной странице – начните воплощать свой рукописный план в цифровом виде на второй. Сделайте его гибким. Выберите макет, поддающийся изменениям, когда вам будет нужно. Сделайте его таким, чтоб вам было приятно смотреть, и чтобы другим тоже было приятно смотреть. Можете опять воспользоваться моим шаблоном, или просто поглядывайте в него для примера.

Получите оценку результатов.

До этого момента вы работали в одиночку. Вы заложили основу работы команды. Но, как я уже говорила ранее, у вас нет полной информации, поэтому самое время ее получить. Запланируйте две встречи с основными участниками команды.

На первом собрании изложите все, что вы вывели на экран, и обсудите это с ними, начиная с цели и ограничений, затем ключевые моменты, требования и то, от чего/кого всё зависит. Вам надо услышать их замечания, поправки. Вам нужны их дополнения, свежий взгляд, чтобы отточить цель. Это тот момент, когда вливаются члены вашей команды и/или акционеры и клиенты. Люди любят критиковать и исправлять. Чем больше они втягиваются в это, тем более вы выигрываете. Не потому что коллектив более прав, чем один человек, но людям свойственно оставить свой след, чтобы почувствовать свою причастность к чему-то. Важно, чтобы всё, что вы показываете, было достаточно гладко, тогда люди увидят, что вы создали прочную основу для них, вокруг которой всё будет затем крутиться, но все же достаточно шероховато, чтобы они поняли, что могут внести свои изменения. Делайте подробные заметки и углубляйте вопросы, которые они поднимают. Поощряйте их давать полные ответы, вовлекайте их в обсуждение.

Цели установлены, микро-задачи прописаны. Принимайтесь за реализацию!
Удачи в вашем проекте!