Как повысить шансы на достижение цели при помощи диаграммы Ганта

Когда мы ставим перед собой большую цель или беремся за объемный проект, с нами на ринг выходит худший противник – неопределенность. На берегу цели нам часто страшно или попросту лень расставлять сроки и «тратить время» на тщательное планирование. Начать делать хоть что-нибудь – неплохая стратегия, чтобы сдвинуться с места, но достичь цели и получить мощный результат с ее помощью не получится.

Есть одна простая, но неприятная истина – без дедлайнов по этапам ваши шансы на достижение цели снижаются в геометрической прогрессии. И такая цель будет достигнута не завтра, не через месяц и даже не через год, а никогда-нибудь.

Если вы не представляете, как втиснуть большую цель в ежедневник и контролировать ее выполнение на каждом этапе, у нас хорошая новость: поможет диаграмма Ганта. И вторая хорошая новость для пользователей SmartProgress – этот инструмент уже встроен в сайт и его можно использовать прямо сейчас для любой вашей активной цели.

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта – это способ визуализации планирования и управления проектами. Эта столбчатая горизонтальная диаграмма носит свое название по имени американского инженера Генри Ганта, который ввел ее в использование в 1910 году. За счет своей простоты и интуитивного применения инструмент быстро вошел в широкое применение, и до сих пор активно используется менеджерами, программистами и всеми, кому необходимо видеть большой проект на одном листе.

Чем вам будет полезна диаграмма Ганта?

1. Поможет придерживаться сроков на каждом этапе и не выходить за дедлайн.
2. Покажет весь проект целиком и еще на этапе планирования может обозначить слабые стороны плана. Когда вы построите диаграмму, то сразу увидите, в какие даты у вас получается перегруз задачами, а где появляются «провисания».
3. Даст возможность вовремя увидеть проблему, если какой-то из этапов вышел из-под контроля, и исправить ее на бумаге, а не тушить пожары по всем фронтам, когда уже стало поздно.
4. Станет помощником в презентации проекта. Наглядность позволит объяснить, чем вы занимаетесь и когда планируете представить результат.
5. Повысит уровень согласованности между членами команды. Когда каждый видит, на каком этапе проекта что происходит, как взаимосвязаны сроки и что когда нужно делать, работа идет проще.
6. Облегчит работу с психологической точки зрения. Работать над большим проектом или целью сложно, потому что на вас давит масштабность происходящего. А уж приступить к делу – почти непосильная задача: «Как подумаю, сколько там всего, страшно становится». Диаграмма Ганта этот страх снимает.

Перед тем, как использовать ее в своей работе, убедитесь, что у вас действительно есть потребность в этом инструменте. Для коротких проектов или для задач с крайне размытыми сроками диаграмма едва ли подойдет.

Кому подойдет этот инструмент?

Область применения диаграммы Ганта максимально широка. Ее можно использовать при расстановке сроков любых проектов, в которых много задач. Это могут быть и рабочие проекты, и организация ремонта, и планирование свадьбы. Но это не значит, что диаграмма подойдет всем. Максимально полезной она будет для людей, которые:

• хотят все держать под контролем,
• хорошо воспринимают информацию визуально и нуждаются в графическом подкреплении планирования,
• не могут удержать в голове большое количество сроков или испытывают дискомфорт от необходимости это делать,
• любят структурировать и упрощать информацию,
• работают с большим количеством проектов и задач,
• трудятся на управляющих должностях, где главная задача – контролировать работу команды и соблюдение сроков.

Как пользоваться диаграммой Ганта?

Построить диаграмму довольно просто. Для начала надо выписать все этапы проекта или цели и проставить к каждому дату начала и дату конца. Потом построить схему, где на вертикальной оси будут отображаться названия этапов, а на горизонтальной – временная шкала. И закрасить временные отрезки каждой задачи. При желании можно поставить промежуточные дедлайны и контрольные точки, обозначив их вертикальными линиями, которые соответствуют определенным датам.

Как видите, принцип совсем несложный. Осталось только определиться, где его реализовать. Чтобы использовать диаграмму Ганта для планирования, вы можете выбрать один из четырех вариантов:

1. Вести диаграмму по старинке в бумажном варианте.
2. Стряхнуть пыль со своих навыков работы с Excel и построить диаграмму там.
3. Использовать специальное ПО. Либо узкой направленности для построения диаграмм Ганта, либо с более широким функционалом, который предлагают программы управления проектами. Вариантов – вагон и маленькая тележка.
4. Поставить цель на SmartProgress и использовать диаграммы прямо в цели.

Как использовать диаграмму при постановке цели?

Диаграмма Ганта идеально вписывается в принцип постановки целей SMART, который мы считаем самым эффективным подходом к постановке цели. Давайте освежим его в памяти и особенно обратим внимание на последний пункт:

Пункт об ограничении времени стоит последним по очереди, но это не значит, что им можно пренебрегать, ведь он – один из первых по смыслу. Велик соблазн при постановке целей не указывать точный срок, чтобы «не сорвать», но по факту большинство пунктов, которые не зафиксированы в календаре, будут иметь только одну дату выполнения: 1-ого никогда.

Приятным бонусом при постановке сроков у этапов цели на SmartProgress будет то, что система сама составит по ним диаграмму Ганта. Никаких дополнительных «телодвижений» для этого делать не придется, все предельно просто:

1. Делаем раз: проставляем к этапам сроки, выбрав промежутки в календаре. Сразу сбоку появится хронология проекта, которая покажет, какой временной промежуток занимает каждый этап. Выглядит это так:

Между прочим, этапы не обязательно добавлять в хронологическом порядке. Вы можете подбрасывать их в цель без всякой системы, как в голову придут, а сайт сам расставит их по дате завершения этапа. Да, чем ближе дедлайн, тем выше в списке будет стоять задача. Эта фича значительно повысит шансы на то, что вы не сорвете ни одного срока.

2. Делаем два: сохраняем цель и смотрим. Вот что получается:

Уже на этом моменте видно, что некоторые этапы коротенькие, а над другими придется попыхтеть. Теперь нажимаем кнопку «Подробнее» и видим, что сайт построил диаграмму Ганта:

При наведении курсора появится окошко с названием этапа и сроком. Теперь вы видите, сколько дел придется делать параллельно, сколько дней осталось до завершения проекта и насколько большие задачи перед вами стоят. И не надо рисовать в тетрадке или использовать дополнительные инструменты.

Использование диаграммы Ганта может значительно повысить ваши шансы на достижение цели, потому что этот несложный инструмент помогает вам визуализировать сроки по проекту, снижает тревожность и делает цель более достижимой. А простота использования его на SmartProgress поможет вам потестить этот инструмент без дополнительных сложностей. Попробуйте, мы уверены, что вам понравится!